Trier et filtrer dans Excel : comment ça marche
Trier change l'ordre de tout le tableau, filtrer masque des lignes pour un temps. Cliquez dans votre tableau et utilisez les boutons de l'onglet Données.
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Quelle différence entre trier et filtrer ?
Trier met les lignes d'un tableau dans un autre ordre, par exemple du plus grand chiffre d'affaires au plus petit, ou par ordre alphabétique des noms. Toute la ligne suit, si bien que tout reste ensemble.
Filtrer masque provisoirement les lignes que vous ne voulez pas voir, sans rien supprimer ni déplacer. Vous le voyez aux numéros de ligne qui sautent. Si vous retirez le filtre, tout revient.
Quand trier ou filtrer ?
- Vous voulez les clients au plus grand chiffre d'affaires en haut : triez sur la colonne du chiffre d'affaires, du plus grand au plus petit.
- Vous voulez une liste par ordre alphabétique des noms : triez de A à Z.
- Vous ne voulez voir que les lignes d'une région : filtrez sur cette région.
- Vous voulez un total de ce qui reste visible après un filtre : utilisez =SOUS.TOTAL(9;C2:C100) au lieu de SOMME.
Trier et filtrer, étape par étape
Voici comment procéder :
- Cliquez sur une seule cellule de votre tableau. Ne sélectionnez pas une seule colonne : sinon Excel ne trie que cette colonne, et chaque nom se retrouve à côté du mauvais montant.
- Dans l'onglet Données, choisissez Trier de A à Z ou Trier de Z à A pendant que vous êtes dans la colonne de tri. Excel trie tout le tableau.
- Pour trier sur plusieurs colonnes, choisissez Données > Trier et ajoutez un niveau, par exemple d'abord par région, puis par chiffre d'affaires.
- Pour filtrer, choisissez Données > Filtrer, ou appuyez sur Ctrl + Maj + L, ou sur Cmd + Maj + F sur Mac. Une flèche apparaît en haut de chaque colonne.
- Cliquez sur la flèche d'une colonne et cochez ce que vous voulez voir. Les autres lignes disparaissent provisoirement.
L'erreur qu'on ne voit pas
Si vous sélectionnez une seule colonne et choisissez « Continuer avec la sélection en cours », Excel ne trie que cette colonne. Chaque nom se retrouve alors à côté du mauvais montant, sans aucun message d'erreur. Choisissez toujours « Étendre la sélection », ou cliquez simplement dans une seule cellule.
Trier sur plusieurs colonnes
Sous Données > Trier, vous ajoutez des niveaux, par exemple d'abord par région puis par chiffre d'affaires. Le deuxième niveau ne joue que quand les valeurs du premier sont identiques.
Filtrer
Ctrl + Maj + L active les boutons de filtre. Les lignes filtrées sont seulement masquées : on le voit aux numéros de ligne qui sautent. Filtrez les nombres avec un filtre numérique, pour que cela reste juste quand des lignes s'ajoutent.
Là où ça coince souvent
- Une ligne vide dans votre tableau le coupe en deux : Excel n'en trie alors qu'une partie.
- SOMME compte les lignes masquées. Utilisez SOUS.TOTAL pour ce qui est visible.
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Questions fréquentes
Pourquoi mes nombres sont-ils dans le mauvais ordre ?
Ils sont alors enregistrés comme texte, et Excel trie 10 avant 9. Convertissez-les avec CNUM.
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